Пример предпроектного обследования
Проведение предпроектного обследования перед внедрением системы — это критически важный этап, который закладывает фундамент успешного проекта.
Давайте рассмотрим пример такого обследования перед внедрением 1С на примере условной компании «АльфаТрейд», занимающейся оптовой торговлей.
Еще больше примеров с подробным разбором каждого можно найти в онлайн-тренинге CORS Academy «Технологии предпроектного обследования».
Подготовка к обследованию
Перед началом обследования мы сформировали команду специалистов, включающую бизнес-аналитика, консультанта по 1С и руководителя проекта. Мы запросили у заказчика базовую информацию о компании: организационную структуру, основные бизнес-процессы, текущее программное обеспечение.
Первичная встреча с руководством
На встрече с генеральным директором и финансовым директором «АльфаТрейд» мы обсудили:
- Цели внедрения системы 1С
- Ожидаемые результаты
- Ключевые проблемы в текущих бизнес-процессах
- Стратегические планы развития компании
Выяснилось, что основные цели - это автоматизация учета товародвижения, улучшение управления закупками и оптимизация работы с клиентами.
Анализ организационной структуры
Мы изучили структуру компании и выделили ключевые подразделения для обследования:
- Отдел продаж
- Отдел закупок
- Склад
- Бухгалтерия
- IT-отдел
Интервью с руководителями подразделений
Провели серию интервью с руководителями подразделений, в ходе которых выяснили:
- Основные функции и задачи отдела
- Текущие проблемы в работе
- Используемое программное обеспечение
- Ожидания от новой системы
Например, руководитель отдела продаж отметил необходимость автоматизации процесса формирования коммерческих предложений и отслеживания статусов заказов.
Анализ бизнес-процессов
Детально изучили ключевые бизнес-процессы компании:
- Обработка заказов клиентов
- Управление закупками
- Складской учет
- Ценообразование
- Работа с дебиторской задолженностью
Для каждого процесса составили схему, отражающую текущее состояние и выявленные проблемы. Например, в процессе обработки заказов обнаружили дублирование ввода данных и отсутствие автоматического контроля наличия товара на складе.
Анализ документооборота
Изучили основные документы, используемые в компании:
- Заказы клиентов
- Счета на оплату
- Накладные
- Счета-фактуры
- Договоры с поставщиками и клиентами
Проанализировали маршруты движения документов и выявили узкие места, например, длительное согласование договоров.
Оценка текущей IT-инфраструктуры
Провели аудит существующей IT-инфраструктуры:
- Серверное оборудование
- Рабочие станции
- Сетевое оборудование
- Системы резервного копирования
Выяснили, что потребуется обновление сервера для обеспечения стабильной работы 1С.
Анализ текущего программного обеспечения
Изучили используемое ПО:
- Учетная система собственной разработки
- Excel для формирования отчетов
- CRM-система для работы с клиентами
Определили необходимость миграции данных из этих систем в 1С.
Анализ отчетности
Собрали информацию о необходимых отчетах:
- Анализ продаж
- Отчет о движении товаров
- Анализ дебиторской задолженности
- Отчет о прибылях и убытках
Выяснили потребность в создании нестандартных отчетов, специфичных для бизнеса «АльфаТрейд».
Оценка компетенций персонала
Провели анкетирование сотрудников для оценки их навыков работы с компьютером и опыта использования 1С. Выявили необходимость проведения обучения для большинства пользователей.
Анализ требований к интеграции
Определили необходимость интеграции 1С с:
- Банк-клиентом для автоматического получения выписок
- Сайтом компании для обновления каталога товаров
- Системой электронного документооборота
Оценка требований к безопасности
Обсудили с IT-отделом и руководством требования к безопасности:
- Разграничение прав доступа
- Шифрование данных при передаче
- Аудит действий пользователей
Анализ специфических требований отрасли
Выявили особенности оптовой торговли, влияющие на конфигурацию 1С:
- Работа с крупными партиями товаров
- Сложная система скидок
- Необходимость учета сертификатов на товары
Формирование отчета о предпроектном обследовании
На основе собранной информации подготовили детальный отчет, включающий:
- Описание текущего состояния бизнес-процессов
- Выявленные проблемы и узкие места
- Рекомендации по оптимизации процессов
- Требования к будущей системе 1С
- Оценку необходимых ресурсов для внедрения
- Предварительный план-график проекта
- Оценку рисков
Презентация результатов заказчику
Провели встречу с руководством «АльфаТрейд», на которой представили результаты обследования и ответили на вопросы. Обсудили следующие шаги и согласовали дальнейший план действий.
На основе проведенного обследования мы смогли:
- Выбрать оптимальную конфигурацию 1С (в данном случае «1С:Управление торговлей»)
- Определить необходимость и объем доработок типовой конфигурации
- Составить детальное техническое задание на внедрение
- Точнее оценить бюджет и сроки проекта
- Разработать план миграции данных из существующих систем
- Спланировать этапы обучения персонала
Предпроектное обследование позволило нам глубоко погрузиться в бизнес-процессы «АльфаТрейд» и предложить решение, максимально отвечающее потребностям компании. Мы смогли выявить не только явные, но и скрытые проблемы, решение которых значительно повысит эффективность работы после внедрения 1С.
Важно отметить, что в ходе обследования мы не только собирали информацию, но и консультировали заказчика по лучшим практикам организации бизнес-процессов. Это позволило наметить пути оптимизации работы компании еще до начала внедрения системы.
В заключение следует подчеркнуть, что тщательно проведенное предпроектное обследование — это инвестиция в успех всего проекта внедрения 1С. Оно позволяет снизить риски, избежать многих проблем на этапе внедрения и обеспечить соответствие конечного результата ожиданиям заказчика.
Источник - Stplan.ru
www.stplan.ru - 06.10.2024 20:52